Ab dem Jahr 2026 ergeben sich für Arbeitgeber wichtige Änderungen bei der Lohnabrechnung von privat krankenversicherten Mitarbeitern. Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung können dann elektronisch abgerufen und direkt in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Die bisher notwendige manuelle Erfassung anhand von Papierbescheinigungen entfällt weitgehend.
Für Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung mit Lexware durchführen, bedeutet diese Neuerung eine deutliche Vereinfachung der Abläufe. Die Übermittlung erfolgt über das ELStAM-Verfahren und ist in die Lexware Lohnsoftware integriert.
Die Neuregelung basiert auf § 39 Absatz 4 Nummer 4 Einkommensteuergesetz. Ab 2026 werden zusätzliche elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale eingeführt, die speziell Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung betreffen.
Dabei werden insbesondere folgende Werte elektronisch übermittelt:
Bisher waren Arbeitgeber darauf angewiesen, dass privat krankenversicherte Mitarbeiter ihre Beitragsbescheinigungen rechtzeitig vorlegen. In der Praxis führte das häufig zu Verzögerungen, Rückfragen oder fehlerhaften Angaben in der Lohnabrechnung.
Mit der elektronischen Abfrage ergeben sich klare Vorteile:
Gerade bei der Lohnabrechnung mit Lexware sorgt die automatische Datenübernahme für einen deutlich effizienteren Prozess.
Elektronische Übermittlung im ELStAM-Verfahren mit Lexware
Die Übermittlung der Beitragsdaten erfolgt über das ELStAM-Verfahren. Sobald die Daten vom Bundeszentralamt für Steuern bereitgestellt werden, erscheinen sie in der Antwortzentrale der Lexware Software.
Von dort können die Werte in die Mitarbeiterstammdaten übernommen werden. Nach der Übernahme stehen die Beiträge automatisch für die laufende Lohnabrechnung zur Verfügung und werden korrekt berücksichtigt.
Die Lexware Buchhaltung und Lohnsoftware unterstützt diesen Prozess, sodass Arbeitgeber keine zusätzlichen Arbeitsschritte einplanen müssen.
Kurze Übersicht zum Vorgehen in der Lexware Lohnsoftware
Der Ablauf innerhalb der Software ist übersichtlich gehalten:
Die detaillierten Programmschritte treten dabei in den Hintergrund – entscheidend ist die automatische Bereitstellung der korrekten Daten.
Sonderfälle und Ausnahmen in der Lohnabrechnung
In bestimmten Fällen kann es dennoch zu Abweichungen kommen. Für Mitarbeiter ohne Anspruch auf einen Arbeitgeberzuschuss werden die Daten zwar übermittelt, jedoch nicht automatisch in alle relevanten Felder übernommen.
Sollten keine elektronischen Daten vorliegen oder fehlerhafte Werte übermittelt werden, können Arbeitgeber weiterhin eine Ersatzbescheinigung nutzen und die Beiträge manuell erfassen. Widerspricht ein Mitarbeiter der elektronischen Datenübermittlung, darf kein Zuschuss zur privaten Krankenversicherung berücksichtigt werden.
Diese Besonderheiten müssen auch bei der Lohnabrechnung mit Lexware entsprechend beachtet werden.
Fazit: Effizientere Lohnabrechnung mit Lexware ab 2026
Die elektronische Abfrage von Beiträgen zur privaten Krankenversicherung stellt einen weiteren Schritt in Richtung digitalisierte Lohnabrechnung dar. Für Arbeitgeber, die mit Lexware Lohn & Gehalt oder der Software Lexware Buchhaltung arbeiten, bedeutet dies weniger Verwaltungsaufwand und eine höhere Abrechnungssicherheit.
Voraussetzung ist die Nutzung einer aktuellen Lexware Version, die das ELStAM-Verfahren und die neuen elektronischen Merkmale ab 2026 unterstützt. Langfristig profitieren Unternehmen von klaren Prozessen, reduzierten Fehlerquellen und einer spürbaren Entlastung im Abrechnungsalltag.
Wenn Sie Unterstützung zu diesem Thema wünschen, melden Sie sich gern bei Ziemer Consult.
Telefon: 04432 – 988 928-0
E-Mail: mail@ziemer-consult.de
