Um den gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung von Rechnungsdokumenten zu entsprechen, muss der Status der E-Rechnungen regelmäßig aktualisiert werden.
Lexware weist auf Folgendes hin: Falls die Steueroriginale nicht heruntergeladen werden, stehen die in Ihrer Lexware Software zum Aufruf bzw. zur weiteren Verarbeitung nicht zur Verfügung. Bei einer Prüfung durch das Finanzamt kann das schwerwiegende Konsequenzen haben.
Um die Steueroriginale der E-Rechnung zu erhalten, ist es sehr wichtig, nach jedem Rechnungslauf – mindestens jedoch einmal im Monat – eine Statusaktualisierung für alle E-Rechnungen durchzuführen. Dabei wird sichergestellt, dass alle Belege auf dem Status „In Arbeit“ aktualisiert werden. Erst dann liegen sie als finale Steueroriginale vor.
Um die Aktualisierung zu vereinfachen, hat Lexware bereits mit dem Juli-Update 2025 eine neue Schaltfläche für die wichtigsten Funktionen der Lexware E-Rechnung implementiert. Diese Schaltfläche ermöglicht die bequeme Statusaktualisierung. Weiterhin können bequem Einstellungen im Account vorgenommen werden.
Über die Schaltfläche „eRechnungen herunterladen / Status aktualisieren“ werden alle Belege gesammelt vom Status „in Arbeit“ befindlichen E-Rechnungen aktualisiert bis die Ampel auf Grün springt.
Mit der regelmäßigen Durchführung der Statusaktualisierung wird sichergestellt, dass alle Prozesse reibungslos laufen und alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Hinweis: Nicht abgeholte Belege werden lt. AV-Vertrag gelöscht und stehen dann nicht mehr zur Verfügung.
Ziemer Consult bietet Beratung und Schulung für das Arbeiten mit der E-Rechnung an. Melden Sie sich gern telefonisch oder schreiben Sie eine E-Mail an mail@ziemer-consult.de.
